客户接待：外土司大战世界五百强（中）
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“用不用心，一眼便知。“.
【导 读】
展会季和客户拜访季来了。非常好的客户接待实战案例，温故知新，希望对你有所帮助，有所思考。
前天分享了上部。
没看过的，一定要看完再看中部。
今天继续接上。
为了方便理解，继续交代下背景和双方人员。
背 景：
14年夏天，来自德国的世界五百强企业BS公司在测试了我们的样品后，要求拜访验厂，同时告知会提前拜访国内的另一大领头企业。
拜访结束后会决定项目归属，此项目总值800万美金。
相对于国内领头企业，我们是家小公司，无论是生产规模、技术实力、企业形象等等没有丝毫优势。
在评估了各个方面的信息后，我们决定接受挑战，于是大战序幕拉开。
交战双方：
中方：外土司团队；
人员：外土司（CEO）, Lena（Sales Manager）; Tang (高级工程师)；Mr. Zhu (生产厂长)。
德方：BS德国团队；
人员：Mr. Martin（采购总监），Mr. Michael（技术总监）；Ms. Sarah（采购助理）
接上部。
时间：拜访第二日，早上8:10分
早上8点10分就到了酒店，到大厅一看，客户他们都已经吃好早餐在前台Check out了人，今天拜访结束他们会直接去上海搭飞机回德国。
Martin和Michael都是黑西服白衬衣笔挺挺的，一丝不苟。
Sarah穿深蓝中裙搭天蓝色衬衣，配上蓝眼镜和一头金发，非常迷人。
我们一律的厂服，简单应对。
大家各显专业。
因为昨晚彼此都建立了不错的印象，再见面已无拘谨感。
轻轻松松的道了早安，问了问昨晚睡的可好，然后就上车出发去厂里。
从酒店到厂里要半小时车程，车里冷气早已开好。
车里的音乐并没有换。
不过没有延播，而是从头播放。目的是给让客人潜意识里有熟识感和安全感。
在一个空间里，人是需要舒适和安全感的。
比如家里，如果我们每天回去发现家具都换了一遍会是什么感觉？那肯定是不安，然后去找最熟悉的地方。
还是这个车，还是这个音乐，还是这个熟悉的感觉。
不过香氛换了。
早上是阳光，是清新，是自然，是美好。
所以请土土大师特意调配了一款早安香放在车里。客人一上车就开始猜车里是什么味道，真的很好闻。
Martin说他似乎闻到了自己院子里玫瑰香，Sarah说像被太阳晒干的宝宝衣服香，Michael说应该是森林里的赤松的气息。
我也不知道什么味道，后来回去问土土老师。
说是用柠檬、佛佛手柑、绿橘做的前调，搭配玫瑰、花梨木、欧洲赤松调的中调，后调是安定能量的岩兰草，让思绪插上羽翼的高低杜松和云淡风轻的檀香组成，而且根据不同比例调的。
我的妈呀！调个香搞的都比我专业！
按照昨天的调整，今天早上准备的话题是天气。可没想到客人主动聊起了香气，猜来猜去，不知不觉就到厂里了。
下车之前，我答应一定发邮件告诉他们是那些香气。
时间：拜访第二日，早上8:50分
到厂里是8:50点。
下了车直接进了会议室。
会议室里已经安排好，空调冷气提前打开。
投影已经放好，上面第一张PPT是英文Welcome to 俺们公司，下面放着两家公司LOGO，门一开就可以看到。
会议桌前端立着中德两国国旗，客人一看也就知道要坐那边了。客人位置背对窗户，一方面不希望他们被外面转移注意力；我们面窗而坐，有急事沟通也方便安排。
会议桌上放了记录本和笔，一边4份一边3份，前面还有名字职位牌，这样客人一看就知道有哪些人会出席以及他们的名字职位，这样会议沟通中就不会产生不会叫名字的尴尬。
边上小桌子上放了咖啡机、矿泉水、杯和冰块子，还准备了果盘。
需要时可随时取。
到办公室先放下所有包和资料，公司技术总监和生产厂长也都到齐，大家互相交换了名片。然后公司小姑娘把事先准备的小礼物送了进来，给两位男士是传统小礼物，给Sarah送的是一束鲜花。
他们受宠若惊，连连说谢谢！
有些公司都是结束的时候送礼物，我们选择开始前。
礼物能产生多少好感先不管它，礼物送完，提议大家在PPT前面一起拍张照片。这才是正题，这张照片后面有伏笔。
拍完照，落座，问客人要咖啡还是水。他们说早上已经喝过咖啡，所以矿泉水就可以。
加冰块的水。
时间：拜访第二日，早上9:00分
早上9点，会议准时开始。
每个人前面都有一份今天的会议流程和时间表，之前已确认过。
当然，我司每个人面前都有一份客人的详细资料介绍，我和Lena面前还有所有来往的邮件记录表、报价单、合同单，客户接待单，以及客人可能关注的问题单等资料。
Lena作为主持，按照流程开始会议。
9:10~9:25，Martin先做了BS公司的介绍。
他用自己电脑播放了PPT，里面的大部分资料我们都有收集到。
主要是那PPT，好看又专业，眼红的我差一点当场问他要，转念一想可能弄的尴尬偏了主次，就按捺住了。
9:25~9:35，Michael做了项目介绍。
主要介绍了打算合作的这个项目的基本情况、应用、市场、技术要求和未来5年计划。
德国人做事很严谨，在合作之前就把他们所掌握的信息以及计划都告诉你，让你明白要做什么怎么做，一点不把你当外人。
这些信息我们也有大概的了解。
9:35~10:00，Lena主讲介绍我们公司。
正常情况下，我们的PPT介绍不超过5分钟，既然客人这次给这么多时间，那就要好好利用。
PPT根据客人可能关心的问题进行了优化和特别定制，包含了两部分。
第一部分是公司介绍。
介绍了公司的历史，组织结构，公司文化，主要产品，技术实力，主要客户和市场，以及未来几年的发展展望。
第二部分是项目介绍。
这部分是额外添加的，也是重头戏。针对性介绍了这个项目产品的由来，技术开发，生产规模，主要客户市场，以及相对于其他竞争对手的优势和劣势。
这里的优势和劣势都是根据调研进行设置的，说白了就是针对前面他们拜访过的行业领头公司的。
整个25分钟介绍下来，客人感觉很不错。
特别是对于竞争对手和自我的分析，客人非常感兴趣并认同。或者可以说，我们直接站在他们的立场上帮他们做了一个分析预演。
这里不得不说，所有的演讲稿和PPT都是事先演练过的，不是即兴发挥就可以。为此，我们的Lena前一天晚上还在会议室里读稿子排练。
接下来开始参观工厂。
整个参观的流程，我们就是按照产品的生产流程来安排的，从进料，到加工，到装配，到测试，最后到包装。
时间：拜访第二日，上午10:00分
10:00~10:30，参观原材料仓库。
这个环节由我们的总工Mr.唐负责解说，Lena翻译。
先到进料检测间。介绍了我们原材料的检验流程和标准，入库流程和次品处理流程，还包括各种的检验夹具、工具和设备的精度和维护记录。
然后到原材料仓库，介绍了原材料入库登记、分类摆放、领用流转记录等等。
客户那边安排了他们的技术总监Mr.Michael发问。
Michael问的都是非常专业而细小的问题，例如检验设备的维护记录啊，原材料的检验标准啊，次品的退货记录和改进追踪啊之类。
之前每次客户接待后都会整理总结归档，接待新客户之前还会针对性讨论流程和问题，所以Michael的提问顺利过关。
10:30~11:00, 参观加工车间。
这个环节依旧由总工Mr.唐负责解说，Lena翻译。
带客户参观了所有的加工环节和设备，介绍了每个部件加工的原理、要求和标准。
这里还有个小安排，按原来的生产计划今天是不做这个客户感兴趣的产品的。为了配合他看，就提早更改了生产计划。所以客户正好看到这个产品的加工，和生产，更加直观。后面的装配也是一样。
车间也事先打扫和整顿过了，看起来也基本符合6S标准。
Michael除了问了些关于设备的寿命、加工精度、维护记录等问题外，没有更多的问题。
这也是德国和日本的客户的特点，他们更关注过程控制，而非生产流程。
11:00~11:30, 参观装配车间。
这个环节由厂长Mr.朱负责解说，Lena翻译。
带客户先看了整个生产流程图。然后每一道工序进行解说，每道工序上面都有装配示意图，厂长就简单的解说下每道工序的设备，装配原理和注意要点。
客户那边安排了Mr.Martin提问。
Martin显然看过很多的中国工厂，他没有问很多常见的问题，而是问工人是否经过培训，这个工序工作了多久等等比较偏的问题，可见他也清楚一个熟练的工人对质量的把控至关重要。
很多质量问题并不是设备偏差，检测不到位引起，而是人的经验和责任感。
Michael着重了解了下装配中的几个测试环节。
顺利结束这个环节。
11:30~11:50，参观实验室。
这个环节由总工Mr.唐负责解说，Lena翻译。
我们并没有很专业的实验室，与其说实验室，不如说测试间。就是技术人员平常做测试的地方。
原先也担心这个环节会让客人不满意，不过后来一考虑，反正这就是真实的我们，如实的展示给客人就可以了，剩下的让客人自己来判断。
和客人详细介绍了各种测试和实验设备，测试流程和标准，并告知其他大型的测试是委托第三方机构进行的，因为考虑到成本和维护因素。而现有的测试条件也足够保证日常的研发和技术检验。
Michael和Martin表示理解。
现有的测试条件已完全能满足技术支持，而委托专业第三方机构的测试也更有说服力和权威性。
我们也及时出具了测试报告，进一步打消了客人的顾虑。
11:50~12:00, 参观成品仓库。
这个环节由厂长Mr.朱负责解说，Lena翻译。
主要介绍了下可选的的包装方式，入库和出库的流程。
客人简单查看了下入出库的一些记录，没有提出任何异议。
12:00~12:30, 参观样品间和办公区域。
这个环节由我负责解说。
先到样品间，介绍了这些年我们产品的开发路线和进展，并展示了一些资质和认证证书等。
再到办公区域，带客人依次和销售财务技术生产等部门的同事见了面，打了招呼。
这点也是之前去意大利拜访客户时学到的，当时客人带我们去和他公司的所有同事和负责人打招呼见面，顿时感觉非常好，挺感动的。
这体现了一种重视，也间接传递一个信号，接下来所有这些人都会和你一起工作。
最后，Martin说了句，Professional！
辛苦没白费，我和Lena会视一笑!
接下来我们将要面对更直接的交锋！
见明天的《外土司大战世界五百强（下）》
用心即用功
Ps.
方法得当，事半功倍。其实，做外贸也没那么累。加油！
关于外土司：
十五年外贸人。15年8月至今，分享经验文章750+篇，外资讯730+期，关注超20万；微信免费解答问题超22万次；出了两本书；17年5月~18年10月，全国分享35场外贸冠军课，19年3月~4月，全国分享34场外贸公益公开课，场场爆满；19年1月，成立外贸跨境研究院。助力外贸，跨境未来！
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